Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации — iqarenda.ru

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения. Документы по подготовке и переподготовке работников, повышению квалификации, планы, программы и так далее. Переписка с другими организациями по вопросам повышения профессиональной квалификации, поиска кадров и так далее. Журнал учета приказов по личному составу Можно рекомендовать выделить Журнал учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет и Журнал учета других кадровых приказов.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел томов, частей. Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню Перечень типовых управленческих документов , а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел томов , по разделам постоянного и временного хранения: Далее приведена примерная форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение. В том случае, если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией ЭПК государственного архива. Для удобства использования номенклатура дел, как правило, составляется в нескольких экземплярах, для каждого структурного подразделения и лица, ответственного за архив.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. Текущее хранение документов определяется не только понятием номенклатуры дел, но и формированием дел. Документы, которые не находятся на руках у исполнителей, при их хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию.

В соответствии с пунктом 72 ГОСТ Р формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию. Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления далее — ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов или децентрализовано.

Основой формирования дел является номенклатура дел организации или ее подразделений. При этом документы располагаются в хронологическом порядке входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Хронологическая последовательность расположения документов начинается от более ранних по датам документов и заканчивается более поздними датами. Приложения объемом свыше листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и так далее , группировать в отдельные дела.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Заголовок дела является важным элементом систематизации документов, их поиска и последующей работы с делами.

Эти сведения, а также индекс дела должны быть отражены на обложке каждого дела. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел и является адресом хранения дела, его поисковым признаком. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Кроме формирования дела существует также процедура его оформления, которая проводится по установленным правилам. Далее этот вопрос будет рассмотрен более подробно. Последующее хранение кадровых документов. Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса кадровой службы и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и передачу их в архив организации или на государственное хранение.

Как правило, обязанность сдавать документы в государственные архивы, возложена на государственные и муниципальные организации. Однако некоторые негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии ЦЭК.

В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии ЭК. Экспертная комиссия действует на основании утвержденного руководителем организации Положения о постоянно действующей экспертной комиссии. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение. Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Экспертная комиссия является совещательным органом. Её решения утверждаются руководителем организации. Экспертиза документов осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: К критериям содержания относятся: К критериям внешних особенностей относятся: Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией ЭПК архивного учреждения, которая утверждает решения экспертной комиссии. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов.

Результатом работы экспертной комиссии является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Дела постоянного и долговременного хранения свыше 10 лет , включая документы по личному составу, должны храниться в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то организация передает их в государственный или муниципальный архив.

Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям. Дела временного хранения до 10 лет , как правило, в архив организации не передаются, а по истечении срока хранения уничтожаются. Описи дел, составленные в результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем организации. После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация может уничтожить документы с временными сроками хранения, срок хранения которых истек.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации. Для организаций, сдающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения экспертной комиссией учреждения государственной архивной службы. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в года могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января года.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку утилизацию. Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. О формление дел и передача их на архивное хранение. Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительных надписей, составлению в ряде случаев внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также конфиденциальные документы подлежат полному оформлению. Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.

При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела кроме листа-заверителя и внутренней описи нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность — тогда вся ответственность ложится на руководителя.

Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения. Юридическим лицам следует разработать положения, касающиеся сохранности документов по личному составу, и обеспечить для этого надлежащие условия. Для этих целей рекомендуется создать архив кадровых документов, его компетенцию надо урегулировать соответствующим положением. При этом следует руководствоваться Решением Коллегии Росархива от Документы, подшитые в дела, должны находиться в специально оборудованных помещениях с оптимальным температурным режимом и достаточным количеством мест для хранения.

Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения бумаг, а передавать их на хранение в госархивы. Если правила хранения документации будут нарушены — руководству фирмы грозит административная ответственность и штраф в размере руб. Сколько хранятся кадровые документы? В соответствии с новой редакцией ст. Указанные сроки не распространяются на документацию по личному составу, в отношении которой нормативными актами установлены иные сроки. При ликвидации субъекта экономической деятельности его документы по описи передаются правопреемнику, в государственный или муниципальный архив.

ИП и организации могут не хранить локальную документацию, составление которой не носит обязательный характер. К ней относятся различные положения о персонале, о проведении аттестации, о структурных подразделениях.

Кадровый документооборот индивидуального предпринимателя, нанимающего штат работников, практически ничем не отличается от документооборота организаций. Исключение составляют ИП, относящиеся к микропредприятиям.

При найме работников достаточно заключать с ними договор, в котором будут прописаны все условия труда, оплаты и гарантии, обычно включаемые в локальные документы.

Рассмотрим, какие кадровые документы должны быть у ИП, ведущих деятельность на общих условиях. При оформлении сотрудников на работу им необходимо составлять:. Следует отметить, что создать спецархив довольно сложно и трудоемко. Граждане и предприятия создают их с целью хранения документов, которые накопились в процессе деятельности организации. Основным моментов в данном законе является внедрение единых для всех правил организации учета, использования и хранения архивных документов.

В личное дело работника входят все документы о работнике: Оно формируется в течение всей учебы или работы. На практике в работе организации концентрация всех сведений о работнике в одном месте позволяет упростить поиск информации в нужный момент, своевременное применение гарантий и льгот.

Документы, собранные в одном месте, обеспечивают лучшую сохранность. Документы в личное дело складываются по мере поступления. После приказа об увольнении, личное дело сотрудника отправляется в спецархив. У государственных служащих передается через 10 лет нахождения в кадрах, у остальных — не более 3 лет.

При подготовке к передаче в спецархив возможна группировка нескольких личных дел в наряд прошить в одном деле. Состав личного дела в законодательстве не определен. Его состав может быть прописан в инструкции по кадрам.

Так как в них входит конфиденциальная информация они должны хранится в специально отведенных местах с доступом только у кадровой службы и руководителей например, сейфах. Лучше систематизировать их в алфавитном порядке. Так как документы, находящиеся в личном деле обладают важностью, следует произвести внутреннюю опись документов. С заведением личного дела заводится внутренняя опись. По мере заполнения папки, соответственно заполняется и опись с нумерацией вкладываемых документов.

Это позволит упростить поиск нужного документа.

Особенности хранения кадровых документов. виды и сроки хранения. Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов.  Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации. В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее. Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Хранение кадровой документации относится к обязанностям кадровой службы работодателя. Контролирующие органы предъявляют некоторые требования к условиям хранения официальных бумаг, а для разных категорий документации применяются разные сроки хранения. Все вопросы касательно того, какой срок хранения кадровых документов в организации в году, какими нормативными актами регулируется хранение, в каких условиях и на каких основаниях проводится архивирование данных, разберемся в данном материале. Основные сведения. Все предприятия и организации должны обеспечить хранение в надлежащих условиях ка. Что входит в состав кадровой документации? Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале. Нормативная база. Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами: Трудовой кодекс РФ; приложение к Постановлению Госкомстата РФ от г. № 1.

Сроки хранения кадровых документов |

Все указанные документы должны обязательно сдаваться в кадровый архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет.

Личные дела руководителей предприятия, в кадровом учете хранятся постоянно. Временные сроки хранения применяются в кадровом учете всеми организациями без исключения.

Постоянные сроки хранения применяются государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с учетом заключенных соглашений.

Сроки хранения документов в кадровом учете: В кадровом учете хранятся постоянно - 75 лет. Часть таких документов может иметь научно историческое значение и должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. В кадровом учете хранятся 75 лет. Заказать Проверить Скачать Информация. Закажите звонок на Ваш телефон. Сроки хранения кадровых документов Информация Комментарии выключены Наводя порядок в кадровом учете , в кадровой документации организации, с осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу.

Личные дела - заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров , анкеты, аттестационные листы: Трудовые договоры, контракты, трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел. Характеристики работников, не имеющих личных дел.

Документы - анкеты, автобиографии, листки по учету кадров , заявления, рекомендательные письма, резюме лиц, не принятых на работу. Что поправить в кадровых документах Как вести видео- и аудиозаписи, чтобы их удалось использовать как доказательства в споре с работником До конца спецоценки осталось полгода: Таблица по регионам Таблица норм рабочего времени на год Интерактивный рабочий календарь на год Идеальный график отпусков Штатное расписание на год Табель учета рабочего времени Компенсации при сокращении Дополнительный отпуск Испытательный срок при приеме на работу в году Прием на работу иностранных граждан в году Отгул: Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций Роскомнадзор.

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более форм и образцов документов. Мы заботимся о качестве материалов на сайте и чтобы защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе. О журнале Ввести код доступа. Рабочий стол кадровика Кадровый университет Образцы документов Запись на вебинары Прошедшие вебинары Судебные решения Производств.

Статьи Кадровое делопроизводство и документы Хранение кадровых документов в организации Хранение кадровых документов в организации Кадровое делопроизводство и документы Новое в законодательстве Актуальные статьи.

Заполнение листка нетрудоспособности в году. Страховой стаж и трудовой стаж: Акт об отказе работника от дачи письменного объяснения в году.

Заявление о выплате пособия по временной нетрудоспособности: Порядок формирования дел для хранения документов в организации Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел.

Читайте по теме в электронном журнале. При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях: Так, выделяют две стадии хранения кадровых документов: Текущее хранение хранение в делопроизводстве. Архивное хранение хранение в архиве. Новые подходы к печати в кадровых документах.

Подписка на статьи Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Получить демодоступ или сразу подписаться.

Работник подал иск по месту прописки — кадровик едет в командировку. Работодатель не обязан выдавать бывшим сотрудникам копии документов.

За невыдачу двух расчетных листков в месяц работодателя оштрафуют. Компаниям частично возместят расходы на стажировку выпускников.

До 15 июля работодатели должны сдать в ПФ и налоговую корректные отчеты. Как изменить должность старшего инспектора-делопроизводителя?

Законно ли двойное наименование должности? Как в трудовой исправить ошибку, допущенную в названии организации? Нужна ли печать в трудовой книжке?

Нужно ли назначать ответственного за трудовые книжки? Самое выгодное предложение Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. Изменения трудового законодательства Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Чем в вашей компании занимаются тунеядцы? Решают на работе личные дела. Играют в компьютерные игры. У нас тунеядцев нет. Продукты и услуги партнеров. Новости и полезные статьи.

Мобильная версия Рекламодателям Обратная связь Контакты Интернет-магазин Официальные представители Политика по обработке персональных данных. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Политика обработки персональных данных. Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email. Неверный логин или пароль. Извините, что прерываем ваше чтение. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте.

Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в "Перечне типовых. 23 июн. г. - Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено. Сроки хранения кадровых документов определены в перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с.

Найдено :

Случайные запросы